EDIとは？仕組みと種類、メリットを初心者向けに分かりやすく解説

「取引先から『来期からEDIで発注したい』と言われたが、EDIが何なのか分からない。」

総務や営業事務、経理の担当者がこう言われて戸惑うのは、珍しいことではありません。

EDIとは、発注書や請求書といった取引の情報を、決まった形式のデータにしてシステム同士が自動でやり取りする仕組みです。人が読む書類を送るFAXやメール添付とは、役割が根本的に異なります。

この記事を読めば、EDIの仕組みと種類、2028年に迫る期限の意味、メリットと注意点が分かります。EDIの対象外となる定型帳票のやり取りを効率化する方法まで含めて、取引先や上司に自分の言葉で説明できる状態を目指します。

EDIとは？取引データを自動でやり取りする仕組み

EDIを理解するうえで押さえたいのは、送るものが「人が読む書類」ではなく、「相手のシステムがそのまま処理できるデータ」だという点です。これがFAXやメール添付との最大の違いであり、EDIの効果もここから生まれます。

EDIの定義：システム同士が伝票データを交換する

EDIは、英語の「Electronic Data Interchange（電子データ交換）」の略称です。一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）は、企業や行政機関などがコンピュータをネットワークでつなぎ、伝票や文書を電子データで自動的に交換することと定義しています。

身近な例は、銀行の自動引き落としです。毎月人がATMに行って振り込む代わりに、あらかじめ決めた約束に従ってシステムが自動で処理します。EDIも同じで、発注や請求のたびに人が書類を作って送るのではなく、決めた形式のデータをシステム同士が受け渡す仕組みです。EDIの要点は、「あらかじめ決めた約束」と「システム同士」の2点だといえます。

FAX・メール添付との違いは「人が読む」か

FAXやメール添付との違いは、届いたものを人が読むか、システムが読むかです。FAXで届いた注文書は、担当者が読んで自社のシステムに打ち込みます。メールに添付されたPDFの請求書も同じで、人が転記する工程が残るのは変わりません。

やり取りの方法	送るもの	受け取った側の作業
FAX	紙の書類	人が読んでシステムに入力する
メール添付	PDFなどの書類ファイル	人が読んでシステムに入力する
Web画面への入力	取引先の画面に入力したデータ	受け取る側はデータで受けられるが、送る側に手入力が残る
EDI	決まった形式のデータ	システムが自動で取り込む。人の転記は不要

JIPDECは、データを印刷して人手で処理するのではFAXと変わらないと説明しています。EDIの効果は、受け取ったデータが人の手を経ずに販売管理や会計のシステムへ流れて初めて得られるものです。

EDIの仕組み：形式をそろえて自動で送る2段階

EDIの仕組みは「形式をそろえる」と「自動で送る」の2段階に分けると分かりやすくなります。会社ごとにシステムの中のデータの並び方は違うため、まず変換ソフトで共通の形式に直すのが1段階目です。次に、そのデータを通信回線で相手のシステムへ送り、受け取った側が共通の形式から自社の形式へ戻して取り込むのが2段階目です。

業界などで決めた共通の形式を使うEDIなら、共通形式と自社形式の変換を1つ用意すれば済むので、取引先が増えても取引先ごとに個別の変換を用意する必要がありません。JIPDECも、標準形式と自社形式の変換を用意すればどの企業ともEDIで取引できることを、EDIの基本的な考え方として説明しています。

EDIでやり取りする伝票の種類

EDIで交換する中心は、発注、出荷、受領、返品、請求、支払という取引の各段階で生まれる伝票の情報です。通販で品物を買うときの「注文→発送の連絡→受け取り→請求→支払い」という流れを、会社同士のシステムで行うと考えると分かりやすいでしょう。

流通業界の標準である流通BMSは、この6つの業務を対象に標準のデータ形式を定めています。受発注のデータ交換を商流EDI、支払や入金の情報交換を金融EDIと呼び分けることもあります。取引先からEDI化を求められたときは、まず「どの伝票を、どの形式で」交換するのかを確かめることが、その後の判断の起点です。

EDIの種類を4つの用語で整理する

EDIの種類は「ルールを誰が決めたか」と「どの回線を使うか」の2つの見方で整理すると、取引先が言っている方式がどれなのかを見分けられます。前者が個別EDIと標準EDI、後者が従来型EDIとインターネットEDIの区別です。

個別EDIと標準EDI：ルールを誰が決めたか

個別EDIは、大企業が取引先ごとに決めた独自のルールで行うEDIです。かつては専用の端末や回線を取引先に設置する形が中心でした。現在は発注企業ごとに仕様の異なるWeb-EDIがその役割を担うことが多く、いずれも取引先が増えるほど費用と手間がかさみます。JIPDECは、広く合意された標準に沿わずにEDIを行うと費用がかかりすぎ、現実的ではないと指摘しています。

標準EDIは、業界団体などが決めた共通のルールで行うEDIです。同じ標準を使う会社同士なら、相手が変わっても同じ形式で取引できます。取引先から「専用端末」「専用回線」「当社のWeb-EDI」の話が出たら個別EDI、業界団体や標準の名前が出たら標準EDIです。この区別を押さえておくと、確認先や費用の見通しを立てやすくなります。

従来型EDIとインターネットEDI：回線の違い

従来型EDIは、ISDN（INSネット）と呼ばれる電話回線のサービスや専用線を使ってデータを交換する方式です。インターネットEDIは、その名のとおりインターネット経由でデータを交換する方式です。インターネットEDI普及推進協議会（JiEDIA）は、Web-EDIと一部の専用線を除き、EDIのほぼすべてが固定電話を利用していると説明しています。

言葉	意味	取引先から聞く場面
個別EDI	大企業が取引先ごとに決めた独自方式	「専用端末を置いてほしい」「当社のWeb-EDIにログインしてほしい」
標準EDI	業界で決めた共通方式	「流通BMSで」「共通EDIで」
従来型EDI	電話回線（ISDN）や専用線を使う方式	「INSネットが終わるので切り替えたい」
インターネットEDI	インターネット経由の方式	「インターネットEDIに移行したい」

JiEDIAは、従来型EDIをインターネットEDIへ移行する必要があるとしています。INSネットは2028年12月末に提供を終了するため、従来型の回線が残っている会社は、それまでに移行先を決めておくことが欠かせません。

Web-EDIは「画面に入力する方式」

Web-EDIは、発注側が用意したWebの画面に、受注側がブラウザでログインして注文を確認したり入力したりする方式です。取引先の注文サイトにログインして操作する形に近く、インターネットに接続できるパソコンがあれば利用を始められます。この手軽さから、EDIが入っていなかった中小企業まで広がりました。

ただし、JIPDECは、Webの画面に人が入力する方式は厳密にはEDIとはいえないとしたうえで、データをダウンロード・アップロードできなければ社内システムとの連携ができない点を課題に挙げています。取引先指定のWeb-EDIに対応することと、自社の受発注を自動化することは別の問題です。対応する際は、データを取り出せる機能があるかを確認しておくことが重要です。

代表的な3つの標準（流通BMSなど）

よく知られている標準や仕組みは3つです。消費財の流通業界で使う「流通BMS」は、メーカー・卸・小売の間でやり取りする取引データの形式を定めた標準で、事務局は、バーコードなど流通の共通コードを管理する団体のGS1 Japanが担っています。「中小企業共通EDI」は、業界をまたいで中小企業が使える標準で、中小企業庁の委託事業として特定非営利活動法人ITコーディネータ協会が策定しました。

「全銀EDIシステム」は、銀行の振込データに請求書番号などの情報を添えられる仕組みで、入金がどの請求に対応するかの照合に使えます。取引先が小売や卸なら流通BMS、業界の違う中小企業同士なら中小企業共通EDI、入金の照合を効率化したいなら全銀EDIシステムというように、目的から候補を絞れます。

EDIの対応が急がれる理由と2028年の期限

EDIの対応が急がれる理由は2つです。1つは、ISDN（INSネット）を使う従来型EDIの通信手段が2028年12月末に終わることです。もう1つは、電子でやり取りした取引データを電子のまま保存する義務がすでに始まっていることで、どちらも先送りできない変化だといえます。

2028年12月末にISDN回線のEDIが終わる

従来型EDIの多くが使ってきたINSネットは、2028年12月末にサービスの提供を終了します。NTT東日本の事業者向けの案内によると、INSネットの従来のデータ通信の機能（ディジタル通信モード）は、2024年1月から地域ごとに段階的に終了しました。その後は「切替後のINSネット上のデータ通信」という補完策で続いていますが、この補完策も同じ時期に終わります。

これは携帯電話の3G回線の終了と同様、古い回線が使えなくなることに伴う通信手段の切り替えです。EDIという仕組みそのものがなくなるわけではありません。

JiEDIAは、補完策では通信の遅れや障害が起きるとして、インターネットEDIへの移行を推奨しています。補完策を利用しているEDIがある場合は、2028年12月末を最終期限と捉え、取引先の移行状況を確認することから始める必要があります。

電子で受けた取引データは電子のまま保存する

EDIでやり取りした発注や請求のデータは、電子帳簿保存法という法律で「電子取引」にあたり、電子データのまま保存する必要があります。国税庁の一問一答（電子取引関係）は、電子取引の例としてEDI取引を筆頭に挙げています。メールに添付された請求書のファイルも同じ扱いです。

2024年1月以降は、電子データを紙に印刷した書面だけで保存する方法は認められていません。紙に印刷して保管する運用は、EDIでもメール添付でも通用しなくなっています。あわせて、請求書をシステム間で直接やり取りする「デジタルインボイス」については、日本の標準仕様「JP PINT」がデジタル庁から公表されています。利用は義務ではありませんが、請求と入金から電子化を進める際の選択肢の一つです。

自社に関係があるかを確かめる3つの質問

自社に関係があるかは、次の3つの質問で確かめられます。1つでも「はい」なら、期限のあるものから順に対応を進めてください。

回線の契約は総務、受信の手段は経理や営業事務にも確認し、3つの部門でまとめて洗い出すのが確実です。

EDIのメリットとデメリット

EDIのメリットは、転記の手間と入力ミスが減ることと、取引の記録が残って確認しやすくなることです。一方で、取引先が対応しないと効果が出ないこと、取引先ごとに画面が増える負担があることがデメリットです。どちらも技術より「相手と組織」の問題なので、導入前に自社の取引先の状況を把握しておく必要があります。

メリット：転記の手間と入力ミスが減る

最大のメリットは、届いたデータを人が打ち直す作業がなくなることです。中小企業庁の事業として、特定非営利活動法人ITコーディネータ協会が12の地域・業界で実証を行い、受発注企業ともに約50%の業務時間削減効果が確認されました。

効果の大きさには企業ごとの差があるものの、手で打ち直す工程がなくなれば、入力ミスとその確認作業も同時に減ります。転記の作業が多い業務ほど、効果が出やすいのがEDIの特徴です。

メリット：取引の記録が残り確認しやすい

EDIでは、いつ、どの取引先と、どのデータを交換したかがシステムに記録として残ります。電話やFAXのやり取りに比べて、注文の有無や数量をめぐる行き違いを記録で確かめられるのが強みです。電子帳簿保存法が求める電子のままの保存も、システム間でデータを受け渡す仕組みであれば対応しやすくなります。さらに、入金の照合に使える全銀EDIシステムを組み合わせれば、受発注から入金までの取引記録をデータで一貫して管理できます。

デメリット：取引先も対応しないと効果がない

EDIは相手があって初めて成り立つ仕組みです。自社だけが整えても、取引先が電子化しなければ効果は限られます。中小企業庁の令和3年度『取引条件改善状況調査』では、受注側の企業のうち、電子受発注に対応済みの企業が約半数だった一方、当面対応の予定がない企業がおよそ3社に1社ありました。

同じ調査で、電子受発注に対応した理由として最も多かったのは「取引先からの要請」です。自社が発注側なら取引先に負担をかけない方式を、受注側なら取引先の指定に合わせた方式を選ぶのが現実的な進め方です。

デメリット：画面が増える「多画面問題」

受注側の会社が複数の取引先からそれぞれ別のWeb-EDIを指定されると、取引先ごとに違う画面にログインし、違う手順で入力することになります。これが「多画面問題」です。JIPDECは、画面と手順の切り替え、データを取り出せないための再入力、取引先ごとの利用料の3点を問題として整理しています。

費用は会社によって幅があります。中小企業庁の委託調査（2022年・鉄鋼業界の企業が対象、回答82社）では、受発注システムの年間の利用・維持管理コストは、5万円以上30万円未満の会社が4割強（42.7%）、100万円以上の会社が約16%（15.9%）でした。金額に加えて、取引先1社ごとの接続の確認と切り替えの日程調整も計画に入れておくことが大切です。

EDIの始め方と帳票のやり取りを効率化する方法

EDIの方式は、取引先の指定、取引の件数、既存システムとの接続のしやすさの3つを軸にすると、自社に合う方式を選びやすくなります。そのうえで、EDIの対象にしない請求書や納品書などの定型帳票は、企業間ファイル転送・共有サービスで自動的に受け渡す選択肢があります。

決め方の3つの軸：指定・件数・既存システム

方式を決める順番は、取引先の指定を最優先にし、指定がなければ取引の件数と既存システムの対応状況で選びます。既存の販売管理や会計のシステムがデータの取り込みに対応していなければ、EDIを入れても再入力が残るので、先にその対応を確認してください。

自社の状況	向いている始め方	理由
大手の小売や卸から流通BMSを指定された	流通BMSに対応したソフトやサービス	指定に合わせるのが最短。業界の標準で導入企業も多い
指定はないが受発注の件数が多く、システムがデータの取り込みに対応している	中小企業共通EDIの事業者	件数が多いほど自動化の効果が大きい。複数の取引先と同じ形式でやり取りできる
複数の取引先から別々のWeb-EDIを指定されている	取引先に中小企業共通EDIへの対応可否を確認し、共通EDIの事業者に相談	発注企業側も共通EDIに対応すれば、1つの事業者との契約で複数の発注企業と同じ形式でやり取りできる
取引先がEDI未導入で、請求書などの定型帳票を確実に渡したい	企業間ファイル転送・共有サービスで自動的に受け渡す	取引先はブラウザからファイルを取得でき、システム導入の負担が小さい

本格的なEDIを組むほどではない帳票のやり取り

請求書や納品書、支払通知のような定型の帳票を、決まった場所に自動でアップロードし、取引先が必要なときに取得する運用があります。本格的なEDIを組まずに、紙や手作業での送付を減らす現実的な方法です。ただし、帳票のファイルを受け渡す運用はEDIそのものではなく、EDIを補う手段と考えてください。

向いているのは、取引先が多くても1社あたりの件数が少ない場合や、取引先にシステムの導入負担をかけられない場合です。一方、取引先から流通BMSのような標準を指定されている取引は対象外で、EDI側での対応が必要になります。

GigaCC ASPで帳票を自動で受け渡す方法

GigaCC ASPは、企業間ファイル転送・共有サービス「GigaCC」の法人向けクラウドストレージで、ファイル送信機能、ファイル共有機能、セキュリティ・管理の3つの機能を1つのサービスで提供しています。定型帳票の受け渡しでは、有償オプションのコマンドラインツールやWebAPI機能で自社システムからのアップロードを自動化し、取引先にはブラウザから必要な帳票を取得してもらう形で運用可能です。

導入事例のコープデリ生活協同組合連合会では、取引先ごとにIDを発行しています。自社で出力した支払い通知や請求書などの帳票をバッチファイルによる処理で自動的にGigaCCへアップロードして、取引先が必要なタイミングで取得する運用です。担当者は、この仕組みが簡易的なEDIに近い役割を果たしていると述べており、紙のやり取りは約98%削減されました。

GigaCC ASPの機能区分と料金

帳票の受け渡しに関わる機能は、次のように標準機能と有償オプションに分かれます。上長承認（ワークフロー機能）は送る前に上長や指定した承認者の承認を挟める機能、宛先制限は送り先を許可した相手に限ったり、特定の宛先への送信を止めたりする機能に当たります。表のコマンドラインツールとWebAPI機能は、人が画面を操作せずに、自社のシステムからファイルを自動で出し入れするための機能です。

用途	使う機能	区分
アップロード・ダウンロードの自動化	コマンドラインツール（別途、導入支援の初期費用が必要）／WebAPI機能	個別有償オプション（費用は要問い合わせ）
誰が・いつ・何のファイルを・誰に送受信したかの確認	履歴ログ管理（Excelで開ける表形式のCSVファイルで出力）	標準機能
送信前の承認と送り先の制限	上長承認（ワークフロー機能）／宛先制限	プラン選択型の有償オプション
送った後の受取URLの停止	URL無効化	標準機能

料金は初期費用50,000円、Standardプランが10IDで月額12,000円から（税別）で、必要なID数と容量に応じた見積りになります。機能の詳細はGigaCC ASPの機能ページをご参照ください。

まとめ

EDIは、発注や請求の取引データを決まった形式でシステム同士が自動で交換する仕組みで、人が読む書類を送るFAXやメール添付とは役割が異なります。種類は「ルールを誰が決めたか」と「どの回線を使うか」で整理でき、ISDNを使う従来型EDIは2028年12月末までに乗り換えが必要になります。

取り組む順番は、取引先からの指定と期限を確認し、それに合わせて方式を決めることです。まずは回線の契約と、電子で受け取っている伝票の一覧を作るところから始めてください。指定のない定型帳票は、企業間ファイル転送・共有サービス「GigaCC」で受け渡す方法もあります。

参考文献