GigaCCの「ファイル送信機能」と「ファイル共有機能」その特長と使い分け方法
- GigaCCの機能
今回のコラムでは、GigaCC（企業間ファイル転送・ファイル共有サービス）の主要機能である「ファイル送信機能」と「ファイル共有機能」の特長、用途に応じた使い分け方法を紹介します。
これからファイル送信やファイル共有が可能なサービスを導入予定の方、また既にこのようなサービスをご利用されている方の、ご検討や今後のご活用にお役立ていただければ幸いです。
GigaCCで実現できること
GigaCCでは、ひとつのサービスのなかで、「ファイル送信機能」と「ファイル共有機能」を提供しており、様々な用途や利用シーンにご活用いただけます。
ファイル送信機能の特長
GigaCCの「ファイル送信機能」は、メールでは送信することができない大容量ファイルや、秘匿性の高いファイルを簡単・セキュアに送受信することができます。
アカウント（ユーザ）を持たない宛先とのファイルの送信・受信
アカウントを持たない相手に対して、メールアドレス宛に受取用URLリンク付メールを通知することにより、ファイルを送信することが可能です。（受取用URLリンクよりファイルダウンロード）また、返信用URL機能により、相手からファイルを受け取ることも可能です。（返信用URLよりファイルアップロード）
＜ポイント＞
・送信先のアカウント作成は不要です。（管理者は送信ユーザのみID作成）
・送信時に宛先やファイルを間違えた場合に、URLを無効化することが可能です。
メール感覚の操作感と送信時の各種設定
アカウントごとに送信箱、受信箱があり、メールのような操作感で利用できます。
（送信手順：①宛先、②件名、③ファイル選択、④本文、⑤その他設定値、⑥送信）
※その他設定値受取URLクリック時の認証パスワード設定、受取期間/回数、返信URLの利用有無/回数、受取通知、メールの言語の設定が可能です。
＜ポイント＞
管理者設定により、企業毎のポリシーに合わせた運用が可能です。
「1対1」又は「1対n」のファイル受渡し
送信者1名から、1名又は複数の相手先とのファイルの受渡しが可能です。
＜ポイント＞
メールのようにCCやBCCで送信することもできます。
ファイル共有機能の特長
GigaCCの「ファイル共有機能」は、社内外の関係者、メンバーとのセキュアなファイル共有や、円滑なコミュニケーションを実現します。
柔軟なアクセス権設定や、パスワード設定、有効期限設定など
ディレクトリ（権限設定可能なフォルダ）へのアカウントやアカウントグループ単位のアクセス権設定や、ファイル/フォルダへのパスワードや公開期限など、柔軟に設定することが可能です。
メンバー間（n対n）のファイルの受渡し共有
社内・社外の異なるネットワーク環境のメンバー間で、共有領域を利用したファイルの受渡しや情報共有が可能です。
＜ポイント＞
ファイルやフォルダに対してコメントを付けることでメンバー間のコミュニケーションを促進することが可能です。また、バージョン管理、利用期限設定なども行えます。
「ファイル送信機能」と「ファイル共有機能」の効率的な使い分け
それでは具体的な利用シーンを例にあげて、「ファイル送信機能」と「ファイル共有機能」の利用例を紹介します。
ファイル送信機能の利用例
建設業での利用例：多数の下請け業者への見積依頼
建設業のA社様では、多数の下請け業者の見積依頼と見積受取りにファイル送信機能を利用されています。
複数の宛先に異なるファイルをまとめ送信することが可能な一斉仕分け送信機能を利用することで、多数の下請け業者への見積依頼が1回の送信作業で可能となり、下請け業者からの見積は返信URL機能で受け取るなど、業務効率化を実現されています。
メディアコンテンツ業の利用例：社外とファイル受渡し時のパスワード必須化
メディアコンテンツ業のB社では、著作権や肖像権を伴うファイルを社外と受渡す用途にファイル送信機能を利用されています。ファイルダウンロード時のパスワードを必須化（自動生成又は手動入力）することが可能な、認証パスワード必須化機能により、社外とファイルを受渡す際にパスワードが自動生成され、社内のセキュリティポリシー徹底を実現されています。
ファイル共有機能の利用例
製造業の利用例：取引先毎のCAD図面データの共有
製造業のC社では、複数の取引先とCAD図面データの受渡しにファイル共有機能を利用されています。各取引先は、自社のアクセス権が設定された共有領域以外にアクセスすることができないため、複数の取引先が関わるプロジェクトにおいても確実なファイル共有を実現されています。
印刷業の利用例：クライアント企業との校正データの共有
印刷業のD社では、クライアント企業とのデータの受渡しにファイル共有機能を利用されています。校正時にメールを用いたコメントのやり取りでは埋もれてしまうため、ファイルやフォルダ単位でメンバー間の意見交換が可能なコメント機能を利用されることにより、コミュニケーション円滑化に役立てられています。
また、GigaCCでは、社内のアカウント利用者には全ての機能を利用させ、社外のアカウント利用者にはファイル共有機能のみに限定させるなど、アカウント毎に利用機能を制限することが可能です。
その他にも、セキュリティ機能として、送信時の宛先制限機能による誤送信の抑止、承認ワークフロー機能による意図しないファイルの流出を防止することができます。さらに、利用者が「いつ」、「誰に」、「何のファイルを」、「送信/共有」し、「誰がダウンロードしたのか」など200項目以上の詳細な履歴ログの取得や、実際に送信されたファイルを別領域で保存し、有事の際のトレーサビリティを高めるアーカイブ機能もご利用いただけます。
※一部オプション機能
▼GigaCCのサービス詳細はこちらからご確認いただけます。
このように、GigaCCでは「ファイル送信機能」、「ファイル共有機能」ふたつの機能を有しているため、様々な用途に使い分けることが可能です。また、各種セキュリティ機能や管理者機能により、企業毎のポリシーに合わせた管理運用をいただけますので、安心して外部とのファイルの受渡し共有にご利用いただけます。
その他、ご不明点などございましたら、お気軽にお問合せ下さい。
最後までお読み頂きありがとうございました。
