当社では、さまざまな映像やコンテンツを制作しており、大容量の画像ファイルや資料ファイルなどを頻繁にやり取りします。容量の問題から、そのようなファイルをメールで送受信するのは難しいので、社外の取引先や協力会社の方とやり取りするためのオンラインストレージとしてGigaCCを利用しています。

GigaCCにアップロードしたファイルは、指定した保管期間後に自動的に削除されるように設定していますが、必要に応じて一定の期間ファイルを保管して、メンバーがアクセスできる共有ストレージのように利用する場合もあります。

当社ではiPadなどのタブレット端末を積極的に導入しています。役員全員にも配付しており、経営会議や部門長会議において、紙の資料は使用せずMicrosoft PowerPointやPDFなどにファイルをGigaCCに保管して、各自の端末から閲覧できるようにしています。また、一部の資料はそのままGigaCC上のフォルダに保管して、必要に応じて参照できるようにしています。

管理者が利用状況を把握でき、情報漏えいを防ぐための「セキュリティ環境が整っていること」を第一に考えました。

また、さまざまな社員が利用しますので、使い勝手が悪いと業務のボトルネックとなってしまったり、サポートに手間がかかったりしてしまいます。社外の取引先や協力会社の方に利用してもらうので、ファイルの送受信に関して「使い勝手の良いサービス」であることも要件でした。

仕様面では、「クラウドサービス」であることも要件でした。不特定多数に社外の方に利用してもらうので、社内に設けたシステムにアクセスしてもらうのは問題があります。社外にシステムを構築するのであれば、クラウドサービスを利用したほうが信頼性や安全性の高いサービスを利用できると考えたからです。同時に、クラウドなら初期構築や保守運用も不要なので、運用負荷とコストを抑えられるという点も考えました。

正直なところ、GigaCCの導入前にこのような利用方法は想定していなかったのですが、役員全員にiPadを配付したことが、役員会議で使用する資料のペーパーレス化を図る契機となりました。ほかのファイル共有システムや文書管理システムのようなものも検討したのですが、GigaCCを利用すれば、新たにシステムを導入したり構築したりする必要はなく、追加のコストも不要なので、使ってみようということになりました。

実際に使い始めると、端末側にファイルを残さないように設定でき、iOS用のアプリケーションがとても使いやすいので、そのまま定着しています。

【iPadでの書類閲覧イメージ】

画面左部が書類一覧、右部が書類閲覧画面、右下がコメント欄となります

直感的に利用できる「操作性の良さ」と、「セキュリティに関する機能が充実」しているところ。そして、国内のベンダーが開発したサービスという「信頼性と安心感」も、導入を決定する評価ポイントとなりました。

【選定理由1】操作性の良さ
ドラッグ＆ドロップによる直感的な操作で、送信したいファイルやフォルダを簡単に指定できる点や、返信URL機能によって双方向で安全・確実にファイルの受け渡しができること。また、間違ったファイルを送信してしまった場合、1クリックで無効化できるといった点が評価のポイントとなりました。

【選定理由2】セキュリティに関する機能の充実
受取回数や受取可能期間を設定でき、ファイルを受け取った日時やIPアドレスの取得もできるなど、セキュリティ機能が充実していると考えました。また、送受信の際にファイルは自動的に暗号化されるので、クラウドサービスでも安全性は高いと判断しました。

【選定理由3】信頼性と安心感
国内のベンダー（日本ワムネット）が開発したサービスなので、使い勝手やセキュリティが充実しており、オンラインストレージサービスとしての完成度が高いということ。また、サポート対応も充実しているので、安心して使い続けることができることも評価ポイントでした。

統制下において、安全に、各自の業務を効率化できたことが一番の成果ですが、送受信の状況を把握できるようになったことも重要な成果だと捉えています。メールのアーカイブと合わせて、社外とのファイルの送受信を厳格に管理していることを示すことにより、不正なファイルの持ち出しなどを防ぐ抑止効果にもつながっていると思います。

一方、経営会議や部門長会議における資料の配付・共有は、単にペーパーレス化されただけでなく、これまで資料を準備する際にかかっていたスタッフの労力が軽減され、準備期間も短縮されたため、よりリアルタイムな情報が反映された資料を利用できるようになりました。

また、会議終了後の紙の資料整理や保管の手間も不要となり、手軽に過去の資料を閲覧できるようになったことも、大きな成果だと捉えています。

会議における資料配付・共有のように、業務を効率化したり、新たなコラボレーションを実現するようなプラスアルファの使い方も進めて行ければと考えています。

特別な手間などもかからずメンテナンスなども不要なので、手間をかけず運用できているというのは、本当に助かっています。

GigaCCを利用するようになって5年以上が経過しました。これまでも機能が追加されたり、便利になっている部分も数多くありますので、今後もより使いやすく便利に進化してもらうことを期待しています。