当社では、社内用に約300ID、代理店様用（社外用）に約1,300IDを契約しています。社内ではファイル共有ツールとして、社外用は900社におよぶ全国の代理店様との請求書や販促ツールなどのファイル共有システムとして利用しています。

社内と社外は分けて管理しており、私は代理店様とのやり取りに関して担当しています。なお、代理店様によっては通信会社ごとにご担当者様がいる場合があるため、代理店様数よりも契約ID数が大幅に多くなっています。

代理店様とやり取りしている主なデータは次のとおりです。

請求書を当社から代理店様へと送付する場合、以下のような流れとなります。

1. 請求書発行システムから、社内サーバ内のフォルダ（代理店様ごとに設定）へと請求書データを保存
2. 社内サーバと同じ構成となっているGigaCCのフォルダ（ディレクトリ）と、一定時間ごとにデータを同期
3. データが同期（アップロード）されると、自動で各代理店4ご担当者様へメールで通知
4. 代理店様においてメールに記載されているURLリンクより、請求書データをダウンロード
5. GigaCC上のデータは指定の期間経過後、自動で削除される

基幹システムと連携をしていない場合は、手作業で各代理店様用に設定しているフォルダ（社内サーバ）へデータを保存すれば、同様にGigaCCと同期されて通知が送信されます。

代理店様よりデータを受け取る場合は、ブラウザよりGigaCCにアクセスしてもらいデータをドラック＆ドロップしてアップロードしてもらうだけで簡単に利用できるので、コミュニケーションツールとして活用されています。

請求書データを作成して各代理店ご担当者様への通知とその後の不要となったデータ削除までを完全に自動化することができました。その結果、請求書発行作業の大幅な効率化のみでなく、単純なヒューマンエラーも回避できるようになりました。

フォルダを定期的に同期してメール通知する機能は、GigaCCのコマンドラインツールを利用して実現しており、高度な連携システムを開発・導入しなくても連携できる”手軽さ”はGigaCCの良いところだと思います。

GigaCCを導入する以前は、紙の請求書を出力・仕分け・封入・郵送し、さらに”写し”の保管もする必要がありました。これらの一連の作業に必要な人手や時間、紙、郵送費（親書）が不要になりました。加えて、未達や遅延という状況が発生しなくなりましたので、問い合わせや催促の連絡を受け、対応に追われることもなくなりました。代理店様からも、これまで最低でも1日以上かかっていた請求書の到着が、ほぼリアルタイムで受け取ることができるようになったことに対して評価の声をいただいています。使い勝手に関しても、導入当初、数社の代理店様から問い合わせもありましたが、使い方が難しいといった連絡などは皆無です。画面デザインは多少カスタマイズをしているのですが、”親しみやすく、かわいい”という声もいただいており、評判は悪くないようです。

社内からは、サーバのフォルダへとアクセスするだけなので特別操作も不要ですし、データは指定した期間で自動削除されるのでメンテナンスの手間もほとんどかかりません。そして、普段はGigaCCを意識せずに利用できるのも良いところだと思います。

約900社におよぶ代理店様へ毎月送付する請求書などの通知、さらには新機種の発売や季節ごとのキャンペーンなどに関連するPOPデータや説明資料などの送付には、多くの業務負荷がかかっていました。また、キャンペーンの資料や各種申請書が更新されたときに差し替えをお願いするのですが、メールなどで送ると資料の管理も煩雑になってしまうので代理店様の負担にもなっていました。

そのため、業務負荷の軽減や利便性の向上をめざし、代理店様と安全かつ簡単にファイルを共有できる仕組みを導入することを決断しました。

いくつかのファイル共有サービスやファイル転送サービスを比較検討して、GigaCCの導入を決めました。主なポイントは次のとおりです。

【選定理由1】 ファイル検索機能の充実
検索機能が充実しており、膨大なファイルから任意のファイルを探し出すことが容易である。

【選定理由2】 直感的な操作が可能なユーザインタフェース
ファイルのやり取り（アップロード、ダウンロード）が直感的な操作で可能。画面のデザインや操作性も洗練されており使いやすい。

【選定理由3】 信頼性と安全性
サービス提供開始からの歴史が長く、大企業や地方自治体など導入実績が豊富で国内ベンダーが運営しているサービスなので、セキュリティや信頼性が高いと判断。クラウドサービスを採用する上でのセキュリティポリシーもクリアしている。

【選定理由4】 シンプルな管理機能
アカウントのグループ管理が可能で、アカウントの登録・削除や利用申請などの管理業務が容易で、運用負荷がかからない。

【選定理由5】 ログ管理機能
ファイル単位での閲覧、アップロード、ダウンロードなど履歴を管理コンソール画面から簡単に確認できるので、問題が発生した場合でも迅速に状況を確認できる。

【選定理由6】 マルチデバイス対応
Windows PCだけでなく、Macやタブレットなど、利用端末の種類に関係なくGigaCC上のデータへと手軽にアクセスできる。

【選定理由7】 サポート対応
日本ワムネットのサポート体制が充実しているので、安心して利用することができる。

コマンドラインツールの利用に関してはある程度専門的なサポートが必要でしたが、クラウドなのでサービス自体の導入や利用、導入前の検証などはスムーズでした。どちらかと言えば、周辺環境の整備や調整のほうが手間がかかったという印象を持っています。

たとえば、システム面では社内サーバとGigaCCの同期のタイミングをどうするかは悩みどころでした。社内サーバにデータを保存するとすぐに同期するのが理想的なのかもしれませんが、送付対象となるドキュメント数が非常に多いため、あまり同期間隔を短くすると、一度にすべてのドキュメントの同期が終了しない問題が発生しました。現在は社内サーバにデータを保存してからGigaCC上に反映されるまで2時間の間隔を持たすことで解決させています。作業者の方にもタイムラグを最終確認のバッファと考えていただくようにしています。

また、代理店様との契約書や社内規程を見直したり、変更したりしなければならず、GigaCCとは直接関係ないことではあるのですが、全取引先へ契約書の更新をアプローチしたため、実行する営業部門への理解を求めるなど社内調整が大変でした。

代理店様に送付する取引条件書や請求書について、当時の契約書では「紙面を郵送する」といった記載がありました。また、それらの書類には必ず社判の押印が必要といった社内規程も存在しておりましたので、GigaCCの導入と合わせて見直しも行いました。

日本ワムネットの担当者は、当社の課題や事業環境を深く理解し、要件に関して共感を持って相談にのってくれました。また、積極的に課題解決の提案もしてくれましたので、とても感謝しています。
これからも継続的に、機能や使い勝手の向上を図ってもらいたいと思います。